1. Introduction et informations sur la société
La présente politique de confidentialité a pour objet d’informer les utilisateurs du site et des services proposés par Hexagone Média SARL sur la manière dont leurs données à caractère personnel sont collectées, utilisées, conservées et protégées.
Le responsable du traitement est :
- Dénomination sociale : Hexagone Média SARL
- Adresse : 12 Rue de la Jonquière, 75017 Paris, France
- Adresse e-mail : [email protected]
- Téléphone : +33 1 42 68 39 75
Hexagone Média SARL exerce une activité de marketing et peut, dans ce cadre, traiter des données personnelles dans le respect du Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD), de la loi Informatique et Libertés modifiée, ainsi que des recommandations applicables de la CNIL.
2. Collecte et traitement des données
Hexagone Média SARL peut collecter et traiter les catégories de données suivantes :
- Données d’identification : nom, prénom, raison sociale, fonction, identifiants professionnels.
- Données de contact : adresse e-mail, numéro de téléphone, adresse postale.
- Données relatives à la relation commerciale : demandes de devis, échanges, historique de services, informations contractuelles et de facturation.
- Données de navigation : adresse IP, logs de connexion, pages consultées, durée de visite, type de navigateur, terminal utilisé, cookies et traceurs, sous réserve des choix exprimés par l’utilisateur.
- Données marketing : préférences de communication, interactions avec nos campagnes, taux d’ouverture et de clics, réponses à des formulaires ou enquêtes.
Les données sont collectées directement auprès de la personne concernée, par le biais de formulaires, d’échanges électroniques, de la navigation sur le site, ou indirectement via des prestataires et partenaires autorisés, lorsque la loi l’autorise.
Le caractère obligatoire ou facultatif des données demandées est précisé au moment de la collecte, ainsi que les conséquences éventuelles d’une absence de communication.
3. Finalités du traitement des données
Les données personnelles sont traitées pour des finalités déterminées, explicites et légitimes, notamment :
- la gestion des demandes de contact, d’information et de devis ;
- la gestion de la relation commerciale et contractuelle ;
- la fourniture et l’amélioration des services de marketing proposés par Hexagone Média SARL ;
- la réalisation de campagnes de prospection et de communication professionnelle ;
- la mesure d’audience, l’analyse de performance et l’optimisation des contenus et services ;
- la gestion de la facturation, des paiements et de la comptabilité ;
- la gestion des obligations légales, réglementaires et fiscales ;
- la prévention des abus, fraudes, incidents de sécurité et litiges ;
- l’exercice et la défense de nos droits en justice.
Hexagone Média SARL veille à ne pas traiter les données de manière incompatible avec les finalités initiales pour lesquelles elles ont été collectées.
4. Bases légales du traitement
Chaque traitement repose sur une ou plusieurs bases légales prévues par le RGPD, selon le contexte :
- L’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles à la demande de la personne concernée ;
- Le respect d’une obligation légale applicable à Hexagone Média SARL ;
- L’intérêt légitime de Hexagone Média SARL, notamment pour la gestion de la relation client, la sécurisation des systèmes, la prévention de la fraude et certaines activités de prospection B2B, sous réserve du respect des droits et libertés des personnes concernées ;
- Le consentement de la personne concernée, notamment pour certains cookies, traceurs, communications électroniques lorsque requis, ou opérations de prospection soumises à consentement.
Lorsque le traitement est fondé sur le consentement, celui-ci peut être retiré à tout moment, sans remettre en cause la licéité du traitement effectué avant ce retrait.
5. Partage des données et destinataires tiers
Les données personnelles peuvent être transmises, dans la stricte limite nécessaire, aux catégories de destinataires suivantes :
- le personnel habilité de Hexagone Média SARL ;
- les prestataires techniques, d’hébergement, de maintenance, d’analyse, d’e-mailing, de CRM et d’outils marketing ;
- les prestataires de paiement, de facturation et de comptabilité ;
- les conseils juridiques, comptables et fiscaux ;
- les autorités administratives, judiciaires ou fiscales, lorsque la loi l’exige ;
- les partenaires commerciaux ou sous-traitants, uniquement lorsque cela est nécessaire à la fourniture du service ou à l’exécution d’un contrat et dans le respect des obligations légales applicables.
Hexagone Média SARL ne vend pas les données personnelles. Lorsque des sous-traitants interviennent, ils agissent sur instruction documentée et sont soumis à des obligations de confidentialité et de sécurité conformes au RGPD.
6. Transferts de données vers des pays tiers
Dans certains cas, des données personnelles peuvent être transférées vers des pays situés en dehors de l’Union européenne ou de l’Espace économique européen, notamment lorsque des prestataires techniques sont établis hors de ces territoires.
Dans cette hypothèse, Hexagone Média SARL veille à ce que ces transferts soient encadrés par des garanties appropriées au sens du RGPD, telles que :
- une décision d’adéquation de la Commission européenne ;
- des clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne ;
- toute autre garantie appropriée reconnue par la réglementation applicable.
Le cas échéant, des informations complémentaires peuvent être fournies sur demande concernant les transferts concernés et les garanties mises en place.
7. Durée de conservation
Hexagone Média SARL conserve les données personnelles pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées, sauf obligation légale imposant une durée plus longue.
- Données de contact et de prospection : conservées pendant la durée de la relation et jusqu’à 3 ans à compter du dernier contact émanant de la personne concernée, sauf opposition ou demande de suppression plus tôt.
- Données contractuelles et de facturation : conservées pendant la durée de la relation contractuelle puis archivées pendant les durées légales applicables, notamment en matière commerciale, comptable et fiscale.
- Données liées aux demandes de support et échanges commerciaux : conservées le temps nécessaire au traitement de la demande et au suivi de la relation.
- Cookies et traceurs : conservés pour une durée maximale conforme aux recommandations de la CNIL et selon les paramètres de consentement ou de refus exprimés par l’utilisateur.
- Logs de sécurité et de connexion : conservés pour une durée limitée conforme aux besoins de sécurité et de preuve.
À l’issue des durées de conservation, les données sont supprimées, anonymisées ou archivées conformément aux obligations légales applicables.
8. Droits des utilisateurs
Conformément à la réglementation applicable, toute personne concernée dispose des droits suivants sur ses données personnelles :
- Droit d’accès : obtenir la confirmation que des données sont ou ne sont pas traitées et, lorsqu’elles le sont, accéder à ces données ainsi qu’à certaines informations sur le traitement ;
- Droit de rectification : obtenir la correction de données inexactes ou incomplètes ;
- Droit à l’effacement : demander la suppression de certaines données, dans les limites prévues par la loi ;
- Droit à la limitation : obtenir la limitation du traitement dans certains cas ;
- Droit à la portabilité : recevoir les données fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, lorsque les conditions légales sont réunies ;
- Droit d’opposition : s’opposer, pour des raisons tenant à sa situation particulière, à un traitement fondé sur l’intérêt légitime ; s’opposer à tout moment à la prospection commerciale, y compris le profilage lorsqu’il est lié à une telle prospection.
Pour exercer ces droits, la personne concernée peut contacter Hexagone Média SARL aux coordonnées indiquées ci-dessous. Une preuve d’identité pourra être demandée en cas de doute raisonnable sur l’identité du demandeur.
Hexagone Média SARL s’efforcera de répondre dans les meilleurs délais et, en tout état de cause, dans le délai légal applicable.
9. Retrait du consentement
Lorsque le traitement de certaines données est fondé sur le consentement, la personne concernée peut le retirer à tout moment, sans frais et sans porter atteinte à la licéité du traitement effectué avant ce retrait.
Le retrait du consentement peut être exercé en envoyant une demande à l’adresse e-mail suivante : [email protected].
Lorsque cela est techniquement possible, les préférences relatives aux cookies et autres traceurs peuvent également être modifiées via les paramètres du navigateur ou via l’outil de gestion du consentement mis à disposition sur le site.
10. Droit d’introduire une réclamation
Si la personne concernée estime que le traitement de ses données personnelles ne respecte pas la réglementation applicable, elle dispose du droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente en France :
Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL)
3 Place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07
Site web : www.cnil.fr
Il est toutefois recommandé de contacter préalablement Hexagone Média SARL afin de permettre un traitement amiable de la difficulté rencontrée.
11. Sécurité des données
Hexagone Média SARL met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque, notamment :
- contrôle des accès et gestion des habilitations ;
- protection des systèmes d’information et des locaux ;
- chiffrement ou pseudonymisation lorsque cela est pertinent ;
- sauvegardes régulières ;
- journalisation et surveillance de certains accès ;
- procédures internes de gestion des incidents et violations de données ;
- sensibilisation du personnel aux bonnes pratiques de protection des données.
Malgré ces mesures, aucun système n’étant totalement infaillible, Hexagone Média SARL ne peut garantir une sécurité absolue, mais s’engage à prendre toutes les mesures raisonnables et conformes à l’état de l’art pour protéger les données personnelles.
12. Informations de contact
Pour toute question relative à cette politique de confidentialité, à l’exercice des droits ou au traitement des données personnelles, vous pouvez contacter :
- Hexagone Média SARL
- Adresse : 12 Rue de la Jonquière, 75017 Paris, France
- E-mail : [email protected]
- Téléphone : +33 1 42 68 39 75
Les demandes relatives à la protection des données seront traitées avec attention et dans le respect de la réglementation applicable.
13. Modifications de la politique de confidentialité
Hexagone Média SARL peut modifier la présente politique de confidentialité à tout moment afin de tenir compte des évolutions légales, réglementaires, techniques ou organisationnelles, ainsi que des changements apportés à ses activités ou à ses services.
En cas de modification substantielle, une information appropriée sera fournie, notamment par publication de la version mise à jour sur le site ou par tout autre moyen jugé pertinent.
Nous vous invitons à consulter régulièrement cette politique afin de prendre connaissance de sa version la plus récente.